Istota inwentaryzacji i jej wpływ na rzetelność ksiąg rachunkowych oraz sprawozdań finansowych – przygotowanie do zamknięcia ksiąg rachunkowych za rok 2025

1. Istota i cele inwentaryzacji według ustawy o rachunkowości oraz wyjaśnienia w Krajowych standardach rachunkowości:
a. ustalenie stanu rzeczywistego aktywów i pasywów;
b. księgi rachunkowe – w jakim stopniu inwentaryzacja wpływa na zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 24 ustawy o rachunkowości);
c. metody inwentaryzacji – wybór właściwej metody inwentaryzacji na dzień 31 grudnia.

2. Zakres inwentaryzacji wg ustawy o rachunkowości oraz w kontekście orzeczeń komisji orzekających w zakresie realizacji obowiązków przez kierownika jednostki z tytułu inwentaryzacji:
a. rozpoczęcie procesu inwentaryzacyjnego – zarządzenie kierownika jednostki;
b. zestawienie obrotów i sald na dzień inwentaryzacji – obligatoryjny element inwentaryzacji art. 18 ust.2 ustawy o rachunkowości (zestawienie sald inwentaryzowanej grupy aktywów);
c. czynności spisowe a rozliczenie inwentaryzacji – terminy realizacji poszczególnych etapów;
d. rozliczenie osób materialne odpowiedzialnych – najczęściej występujące nieprawidłowości;
e. sprawozdanie z czynności inwentaryzacyjnych – zatwierdzenie sprawozdania przez kierownika jednostki;
f. ujęcie operacji gospodarczych związanych z rozliczeniem inwentaryzacji w księgach rachunkowych a dzień sporządzenia zestawienia obrotów i sald za rok obrotowy wg art. 24 ust. 5 pkt 2;
g. ostateczny termin zakończenia procesu inwentaryzacyjnego – zamknięcie ksiąg rachunkowych zgodnie z art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

3. Weryfikacja nakładów inwestycyjnych:
a. moment rozpoczęcia i zakończenia przedsięwzięcia inwestycyjnego;
b. koszty pośrednie (wspólne) w finansowaniu inwestycji – przykłady rozliczenia kosztów pośrednich i przypisania ich do obiektów inwentarzowych na przykładzie wynagrodzenia inspektorów nadzoru budowlanego oraz nadzoru autorskiego z tytułu przekazania środka trwałego do użytkowanie po zakończeniu etapu przedsięwzięcia inwestycyjnego;
c. waloryzacja umów w trakcie realizacji przedsięwzięć inwestycyjnych a rezerwa na zobowiązania przyszłych okresów oraz zobowiązania warunkowe – ujęcie w księgach rachunkowych na dzień bilansowy;
d. roboty dodatkowe a weryfikacja nakładów inwestycyjnych – czy protokół konieczności wykonania robót dodatkowych ma wpływ na wycenę nakładów inwestycyjnych na dzień bilansowy;
e. inwestycje wstrzymane oraz zaniechane w odpisy aktualizujące z tytułu trwałej utraty wartości środków trwałych w budowie – tworzenie odpisów oraz ujęcie w księgach rachunkowych na dzień bilansowy;
f. dostawy niefakturowane z tytułu realizacji inwestycji na dzień bilansowy – najczęściej popełnione błędy w trakcie inwentaryzacji;
g. rezerwy na zobowiązania przyszłych okresów – roboty dodatkowe, waloryzacja cenowa ujęcie w księgach rachunkowych;
h. rozliczenie inwestycji a nierzetelność ksiąg rachunkowych – ujęcia środka trwałego w ewidencji księgowej, najczęściej stwierdzone błędy przez organy kontrolne;
i. odpisy z tytułu trwałej utraty wartości środków trwałych w budowie.

4. Błędna wycena majątku trwałego – wpływ na prezentację wartości w bilansie jednostki – rzetelności inwentaryzacji aktów i pasywów na dzień bilansowy:
a. zaniżenie wartości majątku trwałego;
b. zawyżenie wartości majątku trwałego;
c. klasyfikacja obiektów inwentarzowych a prawidłowa wycena pozycji bilansowych.

5. Inwentaryzacja rozrachunków a wartość należności w księgach rachunkowych:
a. przygotowanie sald kont rozrachunkowych do potwierdzenia sald oraz weryfikacji;
b. ustalenie należności nieściągalnych oraz przedawnionych;
c. wycena rozrachunków na dzień bilansowy;
d. inwentaryzacja a odpisy aktualizacyjne;
e. zasady tworzenia odpisów aktualizujących.

6. Inwentaryzacja materiałów oraz wycena materiałów na dzień bilansowy:
a. spis z natury
b. zasada tworzenia odpisów z tytułu trwałej utraty wartości materiałów.

7. Ujęcie operacji gospodarczych w księgach rachunkowych na dzień inwentaryzacji i dzień bilansowy.

8. Błędy istotne i nieistotne – ujęcie w księgach rachunkowych:
a. zapisy w polityce rachunkowości – próg istotności;
b. błędy ujawnione po dniu bilansowym a przed sporządzeniem sprawozdania finansowego;
c. błędy ujawnione po dniu bilansowym a po sporządzeniu sprawozdania finansowego – przed zatwierdzeniem bilansu;
d. błędy ujawnione po dniu bilansowym a po sporządzeniu sprawozdania finansowego – po zatwierdzeniem bilansu.

9. Wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych a rozliczenie inwentaryzacji – ustalenia organów kontrolnych a naruszenie dyscypliny finansów publicznych:
a. istota rozliczenia inwentaryzacji;
b. ustalenie osób materialne odpowiedzialnych za ujawnione niedobory;
c. rozliczenie niedoborów oraz ujęcie w księgach rachunkowych.

10. Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych w państwowej jednostce budżetowej, samorządowej jednostce budżetowej oraz zakładzie budżetowym, osób prawnych jednostek sektora finansów publicznych.

11. Najczęściej popełniane błędy, które mają wpływ na rzetelność ksiąg rachunkowych – informacje o wynikach organów kontrolnych.

12. Przykłady naruszenia dyscypliny finansów publicznych z tytułu inwentaryzacji:
a. odpowiedzialność pracowników z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych w związku zaniechaniem lub nierzetelnym wykonywaniem powierzonych obowiązków z tytułu inwentaryzacji;
b. skuteczne powierzenie obowiązków pracownikom z tytułu inwentaryzacji zgodnie z ustawą o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych;
c. odpowiedzialność głównego księgowego z tytułu powierzenia obowiązków przez kierownika jednostki za prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki;
d. odpowiedzialność kierownika jednostki z tytułu ustawy o rachunkowości za inwentaryzację oraz rzetelność sprawozdań finansowych;
e. odpowiedzialność kierownika jednostki z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych za przeprowadzenie inwentaryzacji aktywów i pasywów na dzień bilansowy.

13. Odpowiedzi na pytania uczestników szkolenia.