Gospodarka magazynowa w jednostkach sektora finansów publicznych (JSFP) – regulacje prawne, dokumentacja, odpowiedzialność materialna oraz organizacja i efektywność procesów magazynowych

Dostępne terminy

Opis szkolenia

Prawidłowe prowadzenie gospodarki magazynowej w jednostkach sektora finansów publicznych ma bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo mienia publicznego, zgodność z przepisami prawa oraz odpowiedzialność materialną pracowników. Błędy w dokumentowaniu przyjęć, wydań czy inwentaryzacji mogą prowadzić do naruszeń dyscypliny finansów publicznych, a także odpowiedzialności pracowników magazynu i działu księgowości. Właściwa organizacja procesów magazynowych jest kluczowa dla efektywności działania jednostki i minimalizacji ryzyka strat lub nieprawidłowości.

Szkolenie obejmuje omówienie dokumentów obrotu magazynowego, zasad tworzenia instrukcji magazynowej, form odpowiedzialności materialnej oraz metod składowania, znakowania i rotacji zapasów. Uwzględnione zostaną także zagadnienia przyjmowania i wydawania towarów, likwidacji zużytych zasobów oraz obowiązki związane z inwentaryzacją. Program oparty jest na obowiązujących przepisach oraz praktycznych przykładach stosowanych w jednostkach sektora publicznego.

Szkolenie adresowane jest do pracowników działów księgowości odpowiedzialnych za gospodarkę magazynową.

Program szkolenia

1. Przepisy regulujące gospodarkę magazynową i materiałową, w tym m.in.:
a. dokumenty przychodu towarów/materiałów:
i. rodzaje dokumentów: Pz, OT, protokoły odbioru;
ii. podstawy prawne dokumentowania przyjęć – ustawy i rozporządzenia;
iii. obowiązki dokumentacyjne przy odbiorze dostawy (kontrola ilościowa i jakościowa);
iv. zasady klasyfikacji materiałów (m.in. wg KŚT, klasyfikacji budżetowej);
v. ewidencja ilościowo-wartościowa a ewidencja pozabilansowa;
b. dokumenty rozchodu towarów/materiałów:
i. rodzaje dokumentów: Rw, MM, protokoły zużycia, likwidacji;
ii. dokumentacja przekazania materiałów do zużycia – zakres informacji;
iii. obieg dokumentów w JSFP: zatwierdzenie, księgowanie, archiwizacja;
iv. wpływ dokumentacji magazynowej na ewidencję księgową;
v. kontrola wewnętrzna poprawności dokumentacji rozchodowej.

2. Instrukcja magazynowa – regulamin pracy magazynu – przykłady (szczegółowe omówienie dokumentu):
a. elementy niezbędne instrukcji magazynowej (opis zasad obrotu materiałami, upoważnienia);
b. powiązanie instrukcji z polityką rachunkowości jednostki;
c. wzorcowy regulamin pracy magazynu – analiza przykładowych zapisów;
d. wewnętrzne procedury zabezpieczające majątek magazynowy;
e. zasady aktualizacji i zatwierdzania instrukcji (kto odpowiada i kiedy).

3. Odpowiedzialność materialna pracowników (magazynierów):
a. umowa o odpowiedzialności czy oświadczenie pracownika:
i. rodzaje odpowiedzialności majątkowej: indywidualna i wspólna;
ii. wymogi formalne dla skutecznej umowy o odpowiedzialności materialnej;
iii. różnice pomiędzy umową a oświadczeniem – skutki prawne;
iv. wzory dokumentów – co musi się znaleźć w treści;
v. orzecznictwo sądowe dotyczące odpowiedzialności pracowników magazynowych;
b. przykłady dokumentów:
i. umowa o powierzenie mienia z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się;
ii. oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności za powierzony majątek;
iii. protokół inwentaryzacyjny jako dowód odpowiedzialności;
iv. załączniki ewidencyjne do umów (spisy składników majątkowych);
v. notatki służbowe i zakresy obowiązków – znaczenie dowodowe.

4. Efektywne zarządzanie magazynem (tzw. piramida efektywności):
a. definicja piramidy efektywności w kontekście magazynowania;
b. warstwy piramidy: zarządzanie zapasami, kontrola, przestrzeń, technologie;
c. optymalizacja procesów przyjęcia i wydania towarów;
d. wskaźniki efektywności magazynu (np. obrót, dostępność, koszt składowania);
e. rola pracowników i ich kompetencji w realizacji efektywności.

5. Efektywne zagospodarowanie przestrzeni magazynowej, zasady rozmieszczania towarów w magazynie:
a. zasady strefowania magazynu: przyjęcia, składowania, kompletacji, wydań;
b. układ funkcjonalny magazynu w JSFP – standardy i ograniczenia;
c. techniki zagospodarowania przestrzeni (FIFO, LIFO, ABC, itp.);
d. wpływ rozmieszczenia towarów na bezpieczeństwo i ergonomię;
e. organizacja pracy w magazynie – wpływ na efektywność operacyjną.

6. Technologie składowania, identyfikacja zapasów w magazynie:
a. technologie wykorzystywane przy składowaniu;
b. znakowanie i identyfikacja miejsc składowania (wymogi technologiczne, formalne i operacyjne);
c. przemieszczanie wewnętrzne – rotacja magazynowa a zalecane systemy składowania;
d. kryteria składowania, podział towarów wg kryteriów składowania.

7. Strefy – zasady przyjmowania i wydawania towarów:
a. podział magazynu na funkcjonalne strefy (przyjęć, kontroli, wydań);
b. zasady organizacyjne przyjęcia – zgodność z zamówieniem, kontrola jakości;
c. procedury wydawania materiałów – na potrzeby wewnętrzne i zewnętrzne;
d. dokumentacja obiegu materiałów – zatwierdzenia, podpisy, odpowiedzialność;
e. kontrola dostępu i zabezpieczenia antykradzieżowe.

8. Likwidacja, zbycie zużytych lub zbędnych zasobów magazynowych:
a. przepisy, instrukcje;
b. zasady postępowania:
i. ocena przydatności zasobów – komisja, protokoły;
ii. katalog metod likwidacji: utylizacja, sprzedaż, darowizna, kasacja;
iii. udział biegłego lub rzeczoznawcy w ocenie technicznej;
c. procedury:
i. powołanie komisji likwidacyjnej – skład, tryb działania;
ii. dokumentowanie procesu likwidacji (wnioski, uchwały, decyzje);
iii. procedury przekazania lub sprzedaży zasobów;
d. dokumenty:
i. protokół likwidacji, karta przekazania, decyzja kierownika jednostki;
ii. dokumentacja fotograficzna, wyceny, załączniki pomocnicze;
iii. noty księgowe i dowody księgowe do wyksięgowania zapasów;
e. proces obiegu i akceptacji dokumentów:
i. etapy zatwierdzania: wniosek – komisja – decyzja – księgowość;
ii. role i odpowiedzialności uczestników obiegu dokumentów;
iii. czas i sposób archiwizacji dokumentacji;
f. proces likwidacji zużytych lub zbędnych zapasów magazynowych:
i. harmonogramy, terminy i częstotliwość likwidacji;
ii. odpowiedzialność pracowników za przygotowanie materiałów do likwidacji;
iii. powiązanie z inwentaryzacją i oceną zapasów przestarzałych.

9. Inwentaryzacja zapasów magazynowych – zasady prawne, praktyczne wskazówki:
a. przepisy prawa: ustawa o rachunkowości, rozporządzenia MF;
b. metody inwentaryzacji: spis z natury, weryfikacja dokumentów;
c. częstotliwość i terminy inwentaryzacji w JSFP;
d. dokumentacja spisu: arkusze, protokoły, rozliczenie różnic;
e. rola komisji inwentaryzacyjnej – powołanie, zadania, odpowiedzialność;
f. błędy i nieprawidłowości w inwentaryzacji – przykłady, konsekwencje.

10. Odpowiedzi na pytania uczestników szkolenia.

Formularz zgłoszeniowy

    Termin szkolenia Osoba zgłaszająca
    Osoby zgłaszane
    Zwolnienie z VAT

    Do ceny nie doliczymy podatku VAT w przypadku oświadczenia, że uczestnictwo w szkoleniu jest finansowane w co najmniej 70% ze środków publicznych.

    Podsumowanie kosztów
    Dane odbiorcy
    Dane nabywcy
    Uwagi

    Wysłanie niniejszego formularza zgłoszenia stanowi prawnie wiążące zobowiązanie do uczestnictwa w szkoleniu na warunkach w nim określonych. Rezygnacji z udziału w szkoleniu można dokonać wyłącznie w formie pisemnej (e-mail, fax, poczta), najpóźniej 7 dni roboczych przed szkoleniem. W przypadku otrzymania rezygnacji przez organizatora później niż na 7 dni roboczych przed dniem szkolenia lub niezalogowania się uczestnika do platformy i tym samym niewzięcia udziału w szkoleniu, zgłaszający zostanie obciążony pełnymi kosztami uczestnictwa, wynikającymi z przesłanej karty zgłoszenia, na podstawie wystawionej faktury VAT. Niedokonanie wpłaty nie jest jednoznaczne z rezygnacją z udziału w szkoleniu.

    Przesłanie zgłoszenia i podanie danych osobowych jest dobrowolne. Niepodanie wymaganych danych uniemożliwi realizację umowy/zamówienia. Administratorem danych osobowych będzie Presscom Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, numer KRS 0000173413. Dane osobowe nie będą przekazywane podmiotom trzecim bez prawidłowej podstawy prawnej. Mają Państwo prawo do żądania od Presscom Sp. z o.o. dostępu do swoich danych osobowych oraz ich sprostowania lub usunięcia. W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych możliwy jest kontakt z do@presscom.pl. Pełna treść klauzuli informacyjnej dostępna jest na stronie internetowej: https://presscom.pl/do.