Komórki finansowe są integralną częścią jednostki, w ramach której funkcjonują. W związku z tym dokumentacja finansowo-księgowa musi być przechowywana i archiwizowana według takich samych reguł jak inne akta gromadzone w jednostce. Reguły te wynikają z instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej.

Zasady prowadzenia dokumentacji finansowo-księgowej są ustalane w przepisach kancelaryjno-archiwalnych obowiązujących w danej jednostce organizacyjnej. W instrukcji kancelaryjnej, jednolitym rzeczowym wykazie akt oraz instrukcji archiwalnej znajdują się konkretne reguły postępowania z aktami, w tym ich opisywania i archiwizowania. Normy te określają, jak obchodzić się z dokumentacją od momentu jej wpływu lub powstania w jednostce do momentu uznania jej za część zbioru archiwum zakładowego (ewentualnie składnicy akt) lub przekazania do zniszczenia, i to niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej i informacji w niej zawartych. Nie trzeba więc poszukiwać odrębnych podstaw prawnych do zarządzania dokumentacją finansowo-księgową. Wystarczy zastosować się do treści przywołanych przepisów. Regulują one postępowanie z wszelką dokumentacją danego podmiotu, o ile przepisy powszechnie obowiązującego prawa (takie jak ustawa o ochronie informacji niejawnych) nie stanowią inaczej.

Wybór systemu zarządzania dokumentacją

Należy pamiętać, że we wspomnianych normatywach utrwalone są obowiązki wynikające z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (dalej: ustawa archiwalna). W art. 6 tego aktu prawnego ustawodawca zobligował państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne do przestrzegania zasad postępowania z powstającą i składaną w nich dokumentacją. Podmioty te muszą zapewnić jej odpowiednią ewidencję, przechowywanie i ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą. Co bardzo ważne, zadania te mają być realizowane w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. Mogą być wykonywane w ramach tradycyjnego (papierowego) lub elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją (dalej: EZD).

Warto podkreślić, że EZD nie jest konkretnym programem czy aplikacją, lecz systemem wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej z wykorzystaniem narzędzi teleinformatycznych.

Ustawa archiwalna narzuca jednostkom budżetowym system kancelaryjny bezdziennikowy, lecz jednocześnie pozwala na wybór tradycyjnego lub elektronicznego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych. System bezdziennikowy oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt oraz postać biurowości są także wskazane w instrukcji kancelaryjnej. Ma ona bowiem odpowiedzieć na pytanie, czy jednostka organizacyjna wykonuje swoje czynności kancelaryjne papierowo, czy stosuje EZD.

Określenie wyjątków

Warto zastrzec, że nie ma podstaw do prowadzenia tzw. kancelarii mieszanej, w której równolegle pewne zagadnienia lub sprawy są fragmentarycznie, wybiórczo czy uznaniowo dokumentowane zarówno papierowo, jak i elektronicznie. Jeżeli kierownik jednostki (np. dyrektor, burmistrz, prezydent, prezes) wskaże, że czynności kancelaryjne w zarządzanym przez niego podmiocie mają być wykonywane w systemie tradycyjnym, to należy gromadzić i przechowywać całość dokumentacji w teczkach aktowych (w tym odkładać do nich spisy spraw), a także nanosić dekretację i akceptację na przesyłkach w postaci papierowej. Kierownik jednostki może jednak wydać formalne zarządzenie wewnętrzne, w którym wskaże wyjątki od podstawowego (tradycyjnego) sposobu prowadzenia biurowości w odniesieniu do konkretnych klas końcowych z wykazu akt.

Systemy EZD

O ile nie trzeba nikomu wyjaśniać, na czym polega biurowość papierowa (bo organizacje zbierały doświadczenia z zakresu jej prowadzenia przez setki lat), o tyle warto scharakteryzować biurowość elektroniczną bazującą na systemie teleinformatycznym. Z art. 3 ustawy o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne wynika, że system teleinformatyczny to zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania, który zapewnia przetwarzanie i przechowywanie danych, a także ich wysyłanie i odbieranie przez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego telekomunikacyjnego urządzenia końcowego w rozumieniu przepisów ustawy Prawo telekomunikacyjne.

Przed wyborem systemu służącego do elektronicznego prowadzenia spraw warto się upewnić, czy spełnia on wymogi przewidziane w przepisach prawa. Kwestie te zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. Niezbędne funkcje systemu EZD można podzielić na dwie kluczowe grupy:

1. wymogi gwarantujące bezpieczeństwo informatyczne i ochronę informacji oraz
2. rozwiązania pozwalające na realizację obowiązków kancelaryjnych.

• Bezpieczeństwo informatyczne i ochrona informacji

W świetle regulacji rozporządzenia system EZD musi:

1. zapewniać integralność treści dokumentów i metadanych, a więc zabezpieczać je przed wprowadzaniem zmian (z wyjątkiem tych wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur);
2. zabezpieczać przed wprowadzaniem zmian w dokumentach spraw załatwionych;
3. zabezpieczać przed usunięciem dokumentów z systemu (z wyjątkiem udokumentowanych czynności wykonywanych w ramach ustalonych procedur usuwania dokumentów, w sytuacji gdy: upłynął okres ich przechowywania ustalony w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub dokumenty te zostały mylnie zapisane, mogą stanowić zagrożenie dla prawidłowego funkcjonowania systemu bądź muszą być usunięte na podstawie przepisu prawa, prawomocnego orzeczenia sądu lub ostatecznej decyzji organu administracji);
4. zapewniać stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz ich wyszukiwanie;
5. umożliwiać odczytanie metadanych dotyczących każdego dokumentu;
6. identyfikować użytkowników i dokumentować wprowadzane przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
7. gwarantować kontrolę dostępu poszczególnych użytkowników do dokumentów i metadanych;
8. umożliwiać odczytanie – bez zniekształceń – treści dokumentów wytworzonych przez organ lub jednostkę organizacyjną, w których działa system;
9. zachowywać dokumenty i metadane w strukturze określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej, w tym umożliwiać prezentację tej struktury;
10. umożliwiać przesyłanie dokumentów do innych systemów teleinformatycznych, w szczególności przez:
    • eksport dokumentów i ich metadanych lub wskazań na te metadane oraz danych dokumentujących dokonane zmiany, z zachowaniem powiązań między tymi dokumentami i metadanymi;
    • zapisywanie wyeksportowanych metadanych w formacie XML w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej.

• Możliwość realizacji obowiązków kancelaryjnych

System EZD powinien też gwarantować realizację obowiązków kancelaryjnych, które nakłada na jednostkę ustawa archiwalna:

1. zapewniać odtworzenie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
2. wspomagać czynności związane z klasyfikowaniem i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
   w akta spraw na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt;
3. wspomagać i dokumentować proces brakowania dokumentacji niearchiwalnej, w tym automatycznie:
   • wyodrębniać dokumenty przeznaczone do brakowania oraz
   • przygotowywać spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania;
4. wspomagać czynności związane z przygotowaniem dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich metadanych do przekazania do właściwego archiwum państwowego, w tym:
   • automatycznie wyodrębniać dokumenty przeznaczone do przekazania;
   • przygotowywać automatycznie spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w § 17 ust. 1, w postaci dokumentu elektronicznego,
   • automatycznie przygotowywać – w postaci dokumentu elektronicznego
   • spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych;
   • eksportować dokumenty i ich metadane;
   • oznaczać dokumenty przekazane do archiwum państwowego w sposób umożliwiający ich odróżnienie od dokumentów nieprzekazanych.

Związek dokumentacji z aktami spraw

Niezależnie od wyboru sposobu dokumentowania procesu załatwiania spraw niezmienny pozostaje system kancelaryjny bezdziennikowy. W ramach tego systemu wszelkie dokumenty wytwarzane w danej jednostce i związane z jej działalnością muszą być kategoryzowane zgodnie z wykazem akt, który jest podstawą oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw. Różnice między dwoma wspomnianymi zbiorami najlepiej wskazać, prezentując umiejscowienie umów w wykazie akt.

Przechowywanie dokumentacji księgowej

Z art. 71 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) wynika, że dokumentację księgową należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Zgodnie z wykazami akt oraz art. 74 ust. 2 uor większość dokumentów księgowych przechowuje się przez okres 5 lat:

1. zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe – przez okres co najmniej 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie;
2. księgi rachunkowe – przez 5 lat;
3. karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;
4. dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;
5. dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych oraz roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez > 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
6. dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności;
7. dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
8. dokumenty inwentaryzacyjne – przez 5 lat;
9. pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy – przez 5 lat.

Kierownik jednostki, ustalając okres przechowywania poszczególnych dokumentów, powinien uwzględnić nie tylko regulacje uor, ale również inne przepisy szczególne. Jeżeli wynika z nich dłuższy termin przechowywania dokumentów, to należy go uwzględnić przy archiwizacji.

Dokumentacja jest przechowywana przez komórki merytoryczne w czasie załatwiania spraw, a po ich zakończeniu – przez okres podany w instrukcji kancelaryjnej, nie dłuższy niż dwa lata kalendarzowe liczone od roku zakończenia ostatniej sprawy w teczce.

Zabezpieczenie i porządkowanie zamkniętych zbiorów

Po zakończeniu sprawy dokumentacja powinna być zabezpieczona przed wglądem osób nieuprawnionych, uszkodzeniem, zniszczeniem i utratą. Dopóki teczki znajdują się na stanowiskach pracy, kierownik komórki ponosi za nie pełną odpowiedzialność. Kwestie dostępu do akt i dbałości o zawarte w nich informacje muszą być uregulowane w wewnętrznych politykach bezpieczeństwa informacji.

W momencie zamknięcia zbiorów z dokumentacją (teczek, segregatorów, pudełek) powinno się rozpocząć ich porządkowanie przez pracowników, którzy prowadzą sprawy w danej komórce lub zostali specjalnie wyznaczeni do zadań związanych z porządkowaniem. Przygotowanie dokumentacji, która ma być przeniesiona do archiwum zakładowego, można podzielić na kilka etapów obejmujących kolejno:

1. wydzielenie kompletnej dokumentacji spraw zakończonych w danej komórce merytorycznej;
2. uporządkowanie dokumentacji i formowanie teczek aktowych;
3. naniesienie opisu zewnętrznego na teczkach aktowych;
4. zewidencjonowanie teczek w ramach spisów zdawczo-odbiorczych.

Każda jednostka budżetowa musi porządkować dokumentację zgodnie z instrukcją kancelaryjną i instrukcją archiwalną, które zostały zatwierdzone przez archiwum państwowe. Do reguł tych musi się też zastosować komórka finansowo-księgowa.

• Uzależnienie zakresu prac od kategorii archiwalnej

Sposób porządkowania dokumentacji jest uzależniony od kategorii archiwalnej. W konsekwencji dokumentację tę dzieli się na dwie grupy:

1. teczki, których okres przechowywania jest nie dłuższy niż dziesięć lat i które porządkuje się w sposób uproszczony;
2. materiały archiwalne, których okres przechowywania przekracza 10 lat i które wymagają wykonania kompleksowych prac archiwizacyjnych.

Aby przystąpić do porządkowania dokumentacji finansowo-księgowej, trzeba ustalić, które akta należą do zbioru z wysoką kategorią archiwalną. Podana w wykazie akt kwalifikacja archiwalna wskazuje, że wieloletnia prognoza finansowa, budżet i jego realizacja, sprawozdania roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu, rewizja budżetu i jego bilansu, a także własne regulacje, ich projekty i wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw finansowo-księgowych są oznaczane kategorią A w podmiotach prowadzących archiwa zakładowe oraz kategorią B25 w jednostkach posiadających składnice akt. W tej grupie akt znajdują się także wytworzone do 2018 r. włącznie listy płac i karty wynagrodzeń oraz rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne, zaliczane do kategorii B50. Jeżeli komórka finansowo-księgowa prowadzi także inne akta z długim okresem przechowywania (mogą to być np. końcowe, zbiorcze i roczne sprawozdania statystyczne dla GUS-u, inne informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym oraz akta zewnętrznych kontroli i audytów), należy je także kompleksowo opracować.

W zbiorze akt o krótszym okresie przechowywania (nieprzekraczającym dziesięciu lat) znajduje się zdecydowana większość dokumentacji finansowo-księgowej. Wymienić tu należy akta dotyczące:

1. sprawozdawczości cząstkowej;
2. przekazywania środków finansowych;
3. rozliczania i ewidencjonowania dochodów, wydatków i opłat;
4. finansowania i kredytowania;
5. egzekucji i windykacji;
6. gospodarki pozabudżetowej;
7. obrotu gotówkowego i bezgotówkowego,
8. księgowości;
9. rozliczenia płac i wynagrodzeń, w tym list płac i kart wynagrodzeń sporządzonych od 2019 r.;
10. obsługi finansowej funduszy i środków specjalnych;
11. ustalania cen;
12. opłat i podatków;
13. inwentaryzacji;
14. dyscypliny finansowej.

W komórkach finansowo-księgowych często prowadzone są także akta z działalności socjalnej oznaczane kategorią B5.

• Usunięcie zbędnych dokumentów z akt

W trakcie prac porządkowych trzeba wyłączyć zbędne kopie tych samychpism, brudnopisy oraz tzw. akta manipulacyjne. Dokumenty te należy zakwalifikować do kategorii archiwalnej Bc. Okres ich przechowywania nie przekracza pełnego roku kalendarzowego od daty zakończenia sprawy. Akta kategorii Bc nie są przekazywane do magazynów archiwalnych. Ich ocenę i brakowanie przeprowadza się z poziomu komórki finansowo-księgowej w porozumieniu z archiwistą zakładowym.

• Czynności techniczne

Kolejnym etapem prac są czynności techniczne, takie jak usunięcie z teczek części metalowych i plastikowych (np. spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek) oraz umieszczenie dokumentacji w teczkach wiązanych o grubości nieprzekraczającej z reguły 5 cm, a w razie potrzeby – w pudłach archiwizacyjnych. Jeżeli teczka jest grubsza niż 5 cm, należy ją podzielić na tomy. W przypadku materiałów archiwalnych (kategoria A) należy miękkim ołówkiem nanieść numer w górnym rogu każdej strony.

Przez uporządkowanie akt kategorii nie wyższej niż B10 rozumie się z reguły: odłożenie do teczek spisów spraw lub innych środków ewidencyjnych, umieszczenie dokumentacji w teczkach wiązanych o grubości nieprzekraczającej 5 cm, opisanie teczek aktowych i ułożenie ich w kolejności wynikającej z wykazu akt.

• Sformułowanie opisu na teczkach

Poprawny opis teczek z aktami ma bezpośredni wpływ na sporządzenie ewidencji w formie spisu zdawczo-odbiorczego. W dłuższej perspektywie ułatwia natomiast odszukanie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.

Opisu nigdy nie umieszcza się na dokumentach. Powinien się on znaleźć na okładce teczki aktowej lub na grzbiecie segregatora. Składa się z następujących elementów:

1. pełnej nazwy jednostki wytwarzającej dokumentację oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej lub stanowiska pracy;
2. znaku akt (znaku teczki) złożonego z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu dziesiętnego;
3. wyłącznie jednej kategorii archiwalnej z wykazu akt (w przypadku dokumentacji niearchiwalnej zawsze musi być podany konkretny symbol odpowiadający okresowi przechowywania, np. B3, B5, B10);
4. tytułu teczki odzwierciedlającego jej faktyczną zawartość (za konstrukcję tytułu odpowiada osoba zakładająca teczkę; początek tytułu należy zaczerpnąć z rubryki „Hasło klasyfikacyjne z jednolitego rzeczowego wykazu akt”, która znajduje się w spisie spraw prowadzonym przez referenta, a następnie dodać informacje dotyczące tematów spraw, np. zamieszczone w rubrykach „Tytuł sprawy”, „Krótka treść sprawy”, „Uwagi o sposobie załatwienia sprawy”);
5. rocznych dat krańcowych (roku założenia teczki aktowej oraz – po zakończeniu wszystkich spraw złożonych w danej teczce – roku najpóźniejszego pisma, które się w niej znajduje).

• Kolejność ułożenia teczek

Opisane teczki aktowe powinny być usystematyzowane pod kątem rzeczowo-chronologicznym. Aby przygotować je do ewidencjonowania, należy je ułożyć w kolejności wynikającej z wykazu akt (odrębnie materiały archiwalne i odrębnie dokumentację niearchiwalną). Jeżeli komórka organizacyjna przygotowuje do przekazania trzy teczki o jednakowym symbolu 3101 z kolejnych lat 2019–2021, to zgodnie z układem chronologicznym będą one ułożone od najstarszej do najmłodszej.

• Spisy zdawczo-odbiorcze

Krokiem finalizującym proces porządkowania dokumentacji jest jej ewidencja, czyli sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych, które obejmują wyłącznie zakończone akta spraw. Spisy te przygotowuje komórka organizacyjna instytucji. Z założenia tworzy się je odrębnie dla dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (akt kategorii B5, B10, B50, BE5, BE10, BE50) i dla materiałów archiwalnych (akt kategorii A). Na jednym spisie nie łączy się kategorii B25 z kategorią B50. Zasadność sporządzania odrębnych spisów zdawczo-odbiorczych dla kategorii B50 wynika z dobrej praktyki. Spisy te są bowiem potem odrębnie układane w magazynach archiwalnych.

Komórka przekazująca dokumentację niearchiwalną (przyporządkowaną do kategorii B i BE) sporządza jej spisy zdawczo-odbiorcze w co najmniej trzech egzemplarzach, a komórka przekazująca akta kategorii A – w co najmniej czterech egzemplarzach (dodatkowy egzemplarz jest przekazywany właściwemu archiwum państwowemu według procedury ustalonej między podmiotami). Pierwszy egzemplarz spisów zachowuje komórka oddająca dokumenty jako potwierdzenie ich przekazania. Pozostałe egzemplarze są natomiast przeznaczone dla archiwisty zakładowego.

Typowe spisy zdawczo-odbiorcze składają się z ośmiu kolumn. Sześć pierwszych odzwierciedla opis teczek aktowych, zaś dwie ostatnie odnoszą się do przechowywania akt w archiwum instytucji. W polu siódmym archiwista zakładowy podaje regał i półkę, na których położył jednostkę inwentarzową. Ostatnia kolumna jest uzupełniana w chwili „pozbycia się” dokumentacji. W przypadku akt kategorii A wpisuje się tam datę przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, a w przypadku akt kategorii B – faktyczną datę ich zniszczenia oraz numer zgody na ich brakowanie wydanej przez archiwum państwowe.

Referent uzupełnia w spisie zdawczo-odbiorczym wyłącznie:

1. pola zawierające:
   • nazwę jednostki organizacyjnej i komórki;
   • datę i podpis osoby sporządzającej spis;
   • podpis kierownika komórki przekazującej;
2. sześć pierwszych kolumn.

Nie wolno numerować spisu zdawczo-odbiorczego ani wypełniać kolumny siódmej bez konsultacji z archiwistą zakładowym.

• Porządkowanie dokumentacji elektronicznej

Kilka słów należy jeszcze poświęcić dokumentacji elektronicznej, która także jest poddawana czynnościom porządkowym przed przekazaniem do archiwum jednostki. Funkcję archiwum zakładowego spełnia wówczas system EZD lub jego moduł. Przekazywanie dokumentacji w systemie EZD polega na powierzeniu archiwiście (również w sposób automatyczny) uprawnień komórki organizacyjnej do zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej, w szczególności do:

1. udostępniania dokumentacji tworzącej akta spraw i nietworzącej akt spraw;
2. przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
3. uzupełniania metadanych, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Mimo przekazania uprawnień archiwiście komórka organizacyjna może zachować dostęp do dokumentacji elektronicznej wytworzonej i zgromadzonej przez siebie w systemie EZD. Nie jest już jednak upoważniona do dokonywania zmian w danych i metadanych ani do udostępniania dokumentacji innym komórkom organizacyjnym.

Archiwizowanie dokumentacji prowadzonej wyłącznie elektronicznie nie jest potwierdzane spisami zdawczo-odbiorczymi. Uporządkowanie takiej dokumentacji w systemie EZD polega na:

1. sprawdzeniu kompletności akt spraw;
2. uzupełnieniu akt o brakujące przesyłki lub pisma;
3. przyporządkowaniu dokumentacji nietworzącej akt spraw do odpowiedniej klasy z wykazu akt oraz uzupełnieniu metadanych przesyłek i spraw (jeżeli wcześniej tego nie dopełniono);
4. sprawdzeniu, czy odnotowano zakończenie każdej sprawy zamkniętej (ta czynność ma kluczowe znaczenie).

Kodeksowa odpowiedzialność za dokumentację

Stosowanie systemu bezdziennikowego nawiązuje do kodeksowej odpowiedzialności za dokumentację. W świetle kodeksu karnego dokumentem jest każdy przedmiot lub inny zapisany nośnik informacji, z którym jest związane określone prawo albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne. Ten, kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Za ukrycie dokumentu można uznać jego dowolne opisanie i odłożenie do subiektywnie utworzonego zbioru z enigmatyczną nazwą (np. „Dokumenty finansowe”, „Korespondencja księgowa”, „Pisma z ZUS”, „Sprawy różne”) z jednoczesnym pominięciem ustandaryzowanego opisu kancelaryjno-archiwalnego wynikającego z jednolitego rzeczowego wykazu akt.

Komórka księgowa jako integralna część organizacji

Z przedstawionych zasad zarządzania dokumentacją jasno wynika, że komórki finansowe nie są niezależnymi strukturami, lecz integralną częścią organizacji. W konsekwencji dokumentacja finansowo-księgowa podlega takim regułom kancelaryjnym i archiwalnym jak inne akta wytwarzane w toku działalności jednostki budżetowej, np. organizacyjne, administracyjne czy związane z zatrudnieniem. Powinna być więc prowadzona w systemie bezdziennikowym.

Sposób wykonywania czynności kancelaryjnych nie jest wybierany przez kierownika komórki finansowej, lecz kierownika jednostki. Warto pamiętać, że tylko on może definiować wyjątki od podstawowego systemu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.

---

Autor

Anna Opara-Rak

Autorka jest doktorem nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, specjalistką ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, biegłą sądową.