Uproszczenia w rachunkowości jsfp

Spis treści:

1. Zasady uwzględniane w polityce rachunkowości
2. Istota stosowanych uproszczeń
3. Zakres uproszczeń
4. Rozważny dobór uproszczeń

Autorzy KSR nr 16 wymienili wiele uproszczeń, które mogą przyjąć jednostki sektora finansów publicznych w swoich politykach rachunkowości. Przy podejmowaniu decyzji w tej sprawie powinny jednak kierować się zasadą wyważenia korzyści i kosztów, takich jak własne potrzeby informacyjne i kontrolne oraz pracochłonność przyjmowanych rozwiązań.

W październiku w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów i Gospodarki została ogłoszona uchwała Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia Krajowego Standardu Rachunkowości nr 16 „Uproszczenia dopuszczone ustawą o rachunkowości” (dalej: KSR nr 16). W związku z tym warto powrócić do tematu, jakim jest istota i praktyczny wymiar zasady istotności.

Nowy standard ma pomóc podmiotom rachunkowości, w tym także jsfp, w stosowaniu uproszczeń dopuszczonych ustawą o rachunkowości, a także wskazać skutki ich stosowania w jednostce. Określa:

• wykaz uproszczeń dopuszczonych ustawą;
• warunki i przykłady ich zastosowania;
• wpływ wielkości, rodzaju i formy działalności jednostki na zakres możliwych uproszczeń;
• zasady ujmowania i wyceny aktywów i zobowiązań oraz przychodów i kosztów w przypadku skorzystania z uproszczeń, w tym wskazówki dotyczące ustalania poziomu istotności w zasadach (polityce) rachunkowości.

Zapisy KSR nr 16 mają zastosowanie po raz pierwszy do sprawozdań finansowych sporządzonych za rok obrotowy, który rozpoczyna się po 31 grudnia 2025 r. Mogą być jednak zastosowane także wcześniej.

Zasady uwzględniane w polityce rachunkowości

Jednostki sektora finansów publicznych prowadzą księgi rachunkowe według przepisów ustawy o rachunkowości (dalej: uor) z uwzględnieniem prawa finansów publicznych. Mają więc obowiązek stosować przyjętą przez kierownika jednostki politykę rachunkowości oraz rzetelnie i jasno przedstawiać swoją sytuację majątkową, finansową i wynik finansowy. Stanowiąc politykę rachunkowości, muszą wziąć pod uwagę nadrzędne zasady rachunkowości.

Z art. 4 ust. 1 uor wynika, że rozwiązania wybrane przez jednostkę i opisane w jej polityce rachunkowości powinny zapewnić rzetelność danych, które jednostka ta wykazuje w księgach rachunkowych, a tym samym – również w sprawozdaniach finansowych. Ustawodawca przewidział jednak pewne uproszczenia usprawniające pracę służb finansowo-księgowych. Stosowanie uproszczeń w rachunkowości jest przejawem stosowania zasady istotności, w świetle której jednostki mogą w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli rozwiązania te:

• nie wywierają istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku wyodrębnienia w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki;
• są wprowadzane z zachowaniem zasady ostrożności.

Istota stosowanych uproszczeń

Według pkt 3.1 i 4.2 KSR nr 16 uproszczenie to dopuszczone w uor oraz dobrowolnie przyjęte i opisane w zasadach (polityce) rachunkowości rozwiązanie, które ułatwia prowadzenie rachunkowości, w tym sporządzanie sprawozdań finansowych. Skutkiem tych rozwiązań jest więc zazwyczaj zmniejszenie pracochłonności różnych czynności księgowych. Uproszczenia to prawo każdego podmiotu rachunkowości, a nie jego obowiązek.

Zakres uproszczeń

W uor znajduje się wiele szczegółowych przepisów, które dopuszczają konkretne uproszczenia o charakterze podmiotowym i przedmiotowym.

W przypadku stosowania przepisów uor należy uwzględnić podział uproszczeń na te, które:

• wynikają z przyjęcia przez jsfp statusu jednostki małej lub mikro oraz
• dotyczą wszystkich jednostek.

Część uproszczeń dla wszystkich jednostek wynika z progów istotności, które poszczególne jednostki samodzielnie określają w swoich politykach rachunkowości. Wartości progowe mogą:

• być jednakowe dla ogółu zdarzeń gospodarczych (tzw. ogólny próg istotności) albo
• odnosić się do wybranych pozycji szczegółowych (tzw. szczególne czy też cząstkowe progi istotności)

Wartości progowe mogą być określone procentowo lub kwotowo. W świetle KSR nr 16 (pkt 4.18–4.23) progi istotności dzielą się na:

• stosowane przy początkowym ujęciu (szczegółowe progi istotności),
• przyjęte na potrzeby sprawozdania finansowego (ogólny próg istotności lub ogólne progi istotności).

Lektura treści KSR nr 16 pozwala uświadomić sobie, jak szeroki jest wachlarz możliwych uproszczeń w jsfp. Z pkt 4.3 KSR nr 16 wynika, że w ramach tych uproszczeń można m.in.:

• odpisywać wartość składników aktywów w koszty bieżącej działalności bez ich aktywowania;
• ujmować i rozliczać podobne transakcje i salda w sposób zbiorczy, czyli tak, jakby dotyczyły pojedynczej transakcji lub pojedynczego składnika aktywów lub zobowiązań;
• zrezygnować z niektórych korekt wyniku finansowego (np. nie tworzyć biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, nie ustalać odroczonego podatku dochodowego);
• przyjąć uproszczone rozwiązania w zakresie wyceny aktywów i zobowiązań (np. zrezygnować z odpisów aktualizujących wartość aktywów);
• zrezygnować z wybranych procedur związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych (np. w zakresie dokumentacji i organizacji rachunkowości).

Co ważne, z pkt 5.4 lit. c tiret 1–3 KSR 16 jasno wynika, że z niektórych uproszczeń wyłączono jednostki sektora finansów publicznych. W szczególności nie mogą one:

• ograniczyć stosowania zasady ostrożności i w konsekwencji na podstawie art. 7 ust. 2c uor nie tworzyć:
  • odpisów aktualizujących wartość aktywów oraz
  • rezerw;
• stosować podatkowych zasad amortyzacji środków trwałych, chyba że mają do tego prawo na podstawie odrębnych przepisów (o czym mowa w art. 32 ust. 8 uor);
• zrezygnować z ustalania biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów dotyczących przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych, chyba że mają do tego prawo na podstawie odrębnych przepisów (o czym mowa w art. 39 ust. 7 uor).

Autorzy KSR nr 16 dokonali całościowego przeglądu uproszczeń dopuszczonych przepisami uor i zaakcentowali te, które dotyczą jsfp. W tabeli znajduje się zestawienie uproszczeń, które mogą stosować jsfp na podstawie przepisów o rachunkowości.

Rozważny dobór uproszczeń

Autorzy KSR nr 16 zalecają, aby przed podjęciem decyzji o zastosowaniu uproszczenia kierować się zasadą wyważenia kosztów i korzyści. W pkt 4.5 standardu wskazują, że należy uwzględnić wówczas takie czynniki jak:

• potrzeby informacyjne jednostki i innych użytkowników sprawozdania finansowego;
• wartość pozycji sprawozdania finansowego (np. aktywów, pasywów, przychodów, kosztów, wpływów, wydatków) lub ich znaczenie dla działalności jednostki;
• potrzeby kontroli i ochrony składników aktywów;
• specyfika działalności, która wiąże się m.in. z długością cyklu produkcyjnego czy zmiennością stanu zapasów (w tym na skutek ich sezonowości);
• pracochłonność uproszczonego rozwiązania.

Jednostka wdrażająca uproszczenie powinna uwzględniać szczególne zasady rachunkowości, w tym zasadę ciągłości, która zobowiązuje do stosowania przyjętej polityki rachunkowości w sposób ciągły. Oprócz tego zgodnie z pkt 4.7–4.10 KSR nr 16:

• jednostka stosuje uproszczenie po raz pierwszy ze skutkiem od początku roku obrotowego, bez względu na to, kiedy podjęła decyzję w tej sprawie;
• jeśli jednostka przyjmie określone uproszczenie lub odstąpi od jego stosowania, to:
  • zasadniczo stanowi to zmianę polityki rachunkowości, co wymaga zastosowania podejścia retrospektywnego, które obliguje do przekształcania danych porównawczych w sprawozdaniu finansowym;
  • zasadne jest zastosowanie podejścia prospektywnego (bez przekształcania danych porównawczych), jeśli nie zniekształci to istotnie informacji prezentowanych w sprawozdaniu finansowym;
• zgodnie z zaleceniami jednostka powinna ujawniać w opisie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, który zamieszcza we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego, następujące dane:
  • progi istotności stosowane w jednostce przy początkowym ujęciu oraz
  • próg (progi) istotności przyjęte na potrzeby sprawozdania finansowego;
• jednostka nie rzadziej niż na dzień bilansowy powinna weryfikować swoje prawo do stosowania uproszczeń, analizując przy tym ich wpływ na rzetelność i jasność przedstawienia jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.

PRZYKŁAD 1*
Jednostka sektora finansów publicznych w swoich zasadach (polityce) rachunkowości ustaliła próg istotności na potrzeby sprawozdania finansowego na poziomie 1% sumy bilansowej poprzedniego roku obrotowego. W 2024 r. suma bilansowa wynosiła 1 349 700 zł. To oznacza, że w 2025 r. próg istotności jest równy 13 497 zł.
* Na podstawie przykładu 4.8 w KSR nr 16.

PRZYKŁAD 2*
Jednostka sektora finansów publicznych w swoich zasadach (polityce) rachunkowości przyjęła, że próg istotności dla początkowego ujęcia środków trwałych to 10 000 zł. Jednostka wyłączyła jednak z tego rozwiązania tablety przekazywane pracownikom. Ujmuje te urządzenia jako pojedyncze obiekty inwentarzowe – niezależnie od ich wartości początkowej. Podejście to wynika ze znaczącej liczby takich składników majątku i z konieczności sprawowania nad nimi kontroli zarządczej, która obejmuje m.in. ochronę mienia.
* Na podstawie przykładu 8.1 w KSR nr 16.

PRZYKŁAD 3*
Jednostka sektora finansów publicznych otrzymała fakturę dokumentującą zakup materiałów. Widnieje na niej 30 asortymentów materiałów o łącznej wartości 60 000 zł (netto). Jednostka otrzymała też fakturę za transport tych składników opiewającą na 1200 zł (netto). W swojej polityce rachunkowości jednostka przyjęła, że wycenia materiały w księgach rachunkowych na poziomie ceny zakupu (z perspektywy jednostki jest to mniej pracochłonne rozwiązanie). To oznacza, że koszty zakupu (transportu) w wyskokości 1200 zł zaliczy w koszty bieżącej działalności (ujmie na koncie 402 „Usługi obce”) bezpośrednio po ich poniesieniu (zgodnie z art. 34 ust. 1 pkt 1 uor).
* Na podstawie przykładu 11.1 w KSR nr 16.

PRZYKŁAD 4
Jednostka budżetowa (niebędąca podatnikiem VAT) odpisała wartość nabytych materiałów biurowych (7380 zł) bezpośrednio w koszty zużycia materiałów w dniu zakupu. Na 31 grudnia 2025 r. sporządziła inwentaryzację i ustaliła, że stan magazynowy materiałów ma wartość 800 zł.

PRZYKŁAD 5
W ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości jednostka budżetowa kwalifikuje nabyte składniki majątku, które są kompletne i zdatne do użytku przez okres dłuższy niż 12 miesięcy, w następujący sposób:

• niskocenne składniki majątkowe o wartości do 500 zł – odnosi bezpośrednio w koszty;
• pozostałe środki trwałe o wartości wyższej niż 500 zł, ale nieprzekraczającej 10 000 zł – amortyzuje jednorazowo;
• środki trwałe o wartości powyżej 10 000 zł – amortyzuje według stawek podatkowych.

W październiku 2025 r. jednostka kupiła:

• zestaw koszy na śmieci o wartości 450 zł netto;
• urządzenie wielofunkcyjne o wartości 5000 zł netto oraz
• zestaw komputerowy o wartości 15 000 zł netto.

---

Autor