Odpowiedzialność za mienie w jednostce

Zakres pracowniczej odpowiedzialności za mienie zależy od tego, czy jest to odpowiedzialność ponoszona na zasadach ogólnych, czy odpowiedzialność za mienie powierzone. Ma to wpływ przede wszystkim na poziom odszkodowania, które może wyegzekwować pracodawca, i na proces dowodzenia winy pracownika.

W jednostkach sektora finansów publicznych odpowiedzialność za mienie spoczywa przede wszystkim na kierowniku jednostki. Zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych (dalej: ufp) kierownik jednostki odpowiada za całość gospodarki finansowej, a więc również z zarządzanie mieniem. Może powierzyć określone obowiązki w tym zakresie pracownikom jednostki, jednak musi zadbać o potwierdzenie tego odrębnym imiennym upoważnieniem lub wskazaniem w regulaminie organizacyjnym jednostki. Nawet po delegowaniu obowiązków kierownik nie jest zwolniony z odpowiedzialności za całość gospodarki finansowej i musi sprawować należyty nadzór nad działaniami pracowników.

Na styku odpowiedzialności głównego księgowego i kierownika jednostki

Główny księgowy jsfp odgrywa istotną rolę w zarządzaniu środkami publicznymi. Zgodnie z art. 54 ust. 1 ufp wykonuje bowiem obowiązki z zakresu prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, a także przeprowadzania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji. W kontekście zarządzania mieniem główny księgowy odpowiada za ewidencjonowanie i kontrolę majątku jednostki, w tym prowadzenie ksiąg inwentarzowych, nadzór nad inwentaryzacją oraz monitorowanie prawidłowego wykorzystania i zabezpieczenia mienia.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą m.in. księgi pomocnicze. W myśl art. 16 ust. 1 uor konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Jeśli główny księgowy stwierdzi nieprawidłowości w ramach wstępnej kontroli dokumentu dotyczącego operacji gospodarczej lub finansowej, to ma obowiązek zwrócić go właściwemu pracownikowi z prośbą o korektę, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości – odmówić podpisania tego dokumentu. O odmowie i jej przyczynach powinien pisemnie poinformować kierownika jednostki. Jeśli kierownik, mimo zastrzeżeń głównego księgowego, poleci na piśmie wykonanie danej operacji, główny księgowy jest zobowiązany do jej realizacji, jednak nie ponosi odpowiedzialności za jej skutki.

Nieprzestrzeganie obowiązków dotyczących mienia ruchomego może skutkować odpowiedzialnością przewidzianą w ustawie o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Ustawa ta przewiduje sankcje m.in. za niewykonanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej i obowiązków nałożonych przepisami uor.

Z pkt 13 komunikatu nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (dalej: komunikat w sprawie standardów kontroli zarządczej) wynika, że w jednostce należy zadbać, aby dostęp do jej zasobów miały wyłącznie upoważnione osoby. Osobom zarządzającym i pracownikom należy powierzyć odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki.

Kolejnymi przepisami wymuszającymi odpowiednie zabezpieczenie mienia są objaśnienia do kont 011 „Środki trwałe” i 013 „Pozostałe środki trwałe” zawarte w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. W świetle tych przepisów ewidencja szczegółowa prowadzona do kont 011 i 013 powinna umożliwić m.in. ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe.

Odpowiedzialność za mienie w jsfp spoczywa głównie na kierowniku jednostki, jednak może on delegować pewne obowiązki na głównego księgowego. Główny księgowy odpowiada natomiast za ewidencję i kontrolę mienia oraz prawidłowe prowadzenie gospodarki finansowej. Obie funkcje są istotne dla zapewnienia właściwego zarządzania majątkiem publicznym i przestrzegania dyscypliny finansów publicznych.

Odpowiedzialność na zasadach ogólnych

Odpowiedzialność pracownika na zasadach ogólnych obejmuje szkodę wyrządzoną z winy nieumyślnej (odpowiedzialność w ograniczonym zakresie) oraz szkodę wyrządzoną z winy umyślnej (odpowiedzialność w pełnej wysokości). Pociągnięcie pracownika do odpowiedzialności materialnej wymaga łącznego spełniania następujących przesłanek:

1. naruszenia obowiązków pracowniczych,
2. winy pracownika,
3. wyrządzenia szkody pracodawcy,
4. związku przyczynowego między zawinionym naruszeniem obowiązków pracowniczych a szkodą.

Odpowiedzialność materialna powstaje z chwilą nawiązania stosunku pracy. Możliwość zaistnienia tej odpowiedzialności nie jest warunkowana wcześniejszym zawarciem dodatkowej umowy z pracownikiem.

Zakres i przesłanki odpowiedzialności wynikają z regulacji kodeksu pracy (dalej: kp). Zgodnie z art. 114 kp pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną według zasad określonych w przepisach rozdziału I w dziale piątym kp. Oznacza to, że pracownik, który dołożył wymaganej staranności do wykonania swego obowiązku, a mimo to naraził pracodawcę na szkodę, nie będzie za nią odpowiadał.

• Zakres odpowiedzialności za szkody

W świetle przepisów kp pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę i tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda. Pracodawca jest obowiązany wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość powstałej szkody. Na pracodawcy spoczywa więc obowiązek udowodnienia zarówno szkody, jak i winy pracownika.

Pracownik nie ponosi odpowiedzialności za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do jej powstania albo zwiększenia. Pracownik nie ponosi też ryzyka związanego z działalnością pracodawcy, a w szczególności nie odpowiada za szkodę wynikłą w związku z działaniem w granicach dopuszczalnego ryzyka.

• Wysokość odszkodowania

Odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.

Podstawowym sposobem dochodzenia odszkodowania od pracownika jest ugoda. Z art. 121 kp wynika, że jeśli naprawienie szkody następuje na podstawie ugody między pracodawcą i pracownikiem, to wysokość odszkodowania może być obniżona przy uwzględnieniu wszystkich okoliczności sprawy, a w szczególności stopnia winy pracownika i jego stosunku do obowiązków pracowniczych.

Odpowiedzialność pracownicza za powierzone mienie

Odpowiedzialność za mienie powierzone pracownikowi, określona w art. 124–127 kp, jest zaostrzonym rodzajem odpowiedzialności materialnej. To istotny element polskiego prawa pracy. Przepisy dotyczące tego zagadnienia mają ochronić interesy pracodawcy i umożliwiać egzekwowanie od pracowników odpowiedzialności za przekazane im składniki majątkowe. Zarówno pracodawca, jak i pracownik powinni być świadomi swoich praw i obowiązków w tym zakresie, aby uniknąć potencjalnych konfliktów i zapewnić sprawne funkcjonowanie organizacji.

Powierzenie mienia pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się dotyczy w szczególności takich przedmiotów jak pieniądze, papiery wartościowe, kosztowności, narzędzia czy inne przedmioty niezbędne do wykonywania pracy (m.in. środki  ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze). Aby mogła powstać odpowiedzialność materialna za wspomniane mienie, konieczne jest jego prawidłowe powierzenie (fizyczne przekazanie). Zazwyczaj odbywa się to przez spis inwentaryzacyjny, protokół zdawczo-odbiorczy lub pokwitowanie odbioru. Warto podkreślić, że nawet jeśli pracownik nie podpisał odrębnej umowy o odpowiedzialności materialnej, ale mienie zostało mu prawidłowo powierzone, ponosi on odpowiedzialność na podstawie art. 124 kp.

• Indywidualna odpowiedzialność pracownika

W przypadku gdy mienie zostało prawidłowo powierzone z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, a następnie doszło do szkody w mieniu, pracownik odpowiada za nią w pełnej wysokości – niezależnie od tego, czy szkoda powstała z winy umyślnej, czy nieumyślnej. Oznacza to, że pracownik jest zobowiązany do naprawienia rzeczywistej straty, a także utraconych korzyści, które pracodawca mógłby osiągnąć, gdyby szkoda nie wystąpiła. Pracownik może jednak uwolnić się od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, takich jak niewłaściwe zabezpieczenie mienia przez pracodawcę czy brak odpowiednich warunków do przechowywania składników majątkowych.

• Wspólna odpowiedzialność materialna

Pracodawca może także powierzyć mienie łącznie kilku pracownikom, zobowiązując ich do wspólnego wyliczenia się. W takim przypadku konieczne jest zawarcie pisemnej umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Warunkiem jej skuteczności jest przeprowadzenie inwentaryzacji z udziałem wszystkich pracowników objętych umową lub osób przez nich wskazanych. W przypadku stwierdzenia niedoboru pracownicy odpowiadają w częściach określonych w umowie. Jeśli jednak uda się ustalić, że szkoda została spowodowana przez konkretnych pracowników, to tylko oni będą za nią ponosić pełną odpowiedzialność.

• Wyegzekwowanie odszkodowania

W przypadku stwierdzenia szkody w powierzonym mieniu pracodawca musi udowodnić fakt powierzenia mienia i wystąpienia szkody. Pracownik, który chce się uwolnić od odpowiedzialności, musi natomiast wykazać, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych.

Warto zaznaczyć, że przepisy kp dopuszczają możliwość obniżenia wysokości odszkodowania należnego od pracownika. Podstawą takiego działania jest ugoda zawarta między stronami stosunku pracy lub decyzja sądu pracy. Powinny one uwzględniać wszystkie okoliczności sprawy, w tym stopień winy pracownika i jego stosunek do obowiązków pracowniczych.

• Odmowa przyjęcia odpowiedzialności

Pracodawca, powierzając mienie z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, oczekuje od pracownika akceptacji odpowiedzialności za to mienie. Jeśli pracownik odmawia podpisania stosownej umowy lub oświadczenia, pracodawca może uznać to za brak zgody na realizację powierzonych obowiązków. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 4 grudnia 1997 r. (I PKN 419/97) przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę musi być konkretna i rzeczywista. Nie musi jednak mieć szczególnej wagi czy nadzwyczajnej doniosłości, skoro wypowiedzenie jest zwykłym sposobem rozwiązania bezterminowego stosunku pracy. Uzasadnieniem wypowiedzenia może być więc np. brak oczekiwanej przez pracodawcę dbałości, staranności i uwagi w wykonywaniu obowiązków pracowniczych.

Warto zauważyć, że odpowiedzialność za powierzone mienie nie zawsze wymaga odrębnej umowy. Jeśli powierzenie nastąpiło prawidłowo, np. na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego czy pokwitowania, pracownik ponosi odpowiedzialność materialną nawet bez dodatkowego oświadczenia. Odmowa przyjęcia odpowiedzialności w formie pisemnej może jednak utrudniać pracodawcy dochodzenie ewentualnych roszczeń w przypadku wystąpienia szkody.

Ewidencja stwierdzonych niedoborów

Pomocne wyjaśnienia dotyczące ewidencji niedoborów stwierdzonych podczas inwentaryzacji mienia znalazły się w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Zgodnie z pkt 101 tego stanowiska niedobory powstałe wskutek zaniedbań, nadużyć, braku odpowiedniego zabezpieczenia i ochrony mienia lub niewłaściwych warunków jego składowania mają charakter niedoborów nieusprawiedliwionych. Sposób ich ewidencji zależy od tego, czy pracownik uzna swoją winę i czy sprawa będzie rozstrzygana na drodze sądowej.

Identyfikacja ryzyka

Z pkt 7–9 komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej wynika, że nie rzadziej niż raz w roku należy dokonać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do realizowanych celów i zadań. W działach administracji rządowej lub jednostkach samorządu terytorialnego trzeba przy tym uwzględnić, że cele i zadania są realizowane także przez jednostki podległe lub nadzorowane. W razie istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje jednostka, powinna nastąpić ponowna identyfikacja ryzyka.

Zidentyfikowane ryzyka poddaje się analizie, która pozwala określić prawdopodobieństwo ich wystąpienia i ich możliwe skutki. Jednostka powinna jednocześnie ustalić akceptowany poziom ryzyka. W stosunku do każdego istotnego ryzyka należy wskazać rodzaj reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). Trzeba też określić działania, które powinny być podjęte w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.

Tolerowanie ryzyka polega na jego świadomym zaakceptowaniu bez podejmowania dodatkowych działań zapobiegawczych. W przypadku mienia ruchomego, takiego jak standardowe wyposażenie biurowe, tolerowanie ryzyka może być uzasadnione, gdy potencjalne straty są niewielkie, a koszty wdrożenia środków ochronnych przewyższają ewentualne korzyści.

Przeniesienie ryzyka oznacza delegowanie odpowiedzialności za potencjalne straty na inny podmiot, np. przez zawarcie umowy ubezpieczenia. W kontekście mienia ruchomego może to być ubezpieczenie sprzętu elektronicznego czy pojazdów służbowych w celu zabezpieczenia się przed finansowymi konsekwencjami ich uszkodzenia lub utraty.

Strategia wycofania się jest równoznaczna z unikaniem działań, które mogą prowadzić do powstania ryzyka. W przypadku mienia ruchomego może polegać na rezygnacji z powierzania pracownikom szczególnie cennych lub podatnych na uszkodzenia przedmiotów, jeśli istnieje wysokie prawdopodobieństwo ich utraty lub zniszczenia.

 

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. DzU z 2023 r., poz. 1465 ze zm.)
• ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2023 r., poz. 120 ze zm.)
• ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. DzU z 2024 r., poz. 1530 ze zm.)
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. DzU z 2020 r., poz. 342)
• komunikat nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (DzUrz MF z 2009 r., poz. 84)

---

Autor