Jak postępować w przypadku podejrzenia oszustwa w KSeF

Spis treści:

1. Zgłaszanie podejrzanych faktur
2. Możliwość ukrycia faktury zakupowej

Co powinna zrobić jednostka, jeśli otrzyma fakturę na usługę, której nie zamawiała, a w konsekwencji podejrzewa, że może to być próba oszustwa? Faktury, które wpływają do KSeF i uzyskują swój indywidualny numer w tym systemie, są automatycznie uznawane za odebrane. Jednostka może jednak nie akceptować dokumentu, a nawet uznać, że ma do czynienia z zamiarem wyłudzenia. Dodatkowo taka faktura będzie powodować bałagan w rozliczeniach. Czy KSeF pozwoli na jej usunięcie?

Ustawodawca nie przewidział w przepisach możliwości usunięcia takiej faktury z KSeF. W momencie przyznania jej numeru będzie ona funkcjonować jako faktura ustrukturyzowana. System zawiera jednak kilka ciekawych funkcji, które mogą się przydać w opisanej sytuacji. Jedną z nich jest opcja zgłoszenia nadużycia przez podatnika, który ma uzasadnione przypuszczenie, że otrzymana faktura może być wynikiem oszustwa (resort finansów posługuje się w tym przypadku terminem „faktura scamowa”). Takie zgłoszenie automatycznie trafia do administracji skarbowej.

Zgłaszanie podejrzanych faktur

Nadużycie dotyczące danej faktury może zgłosić osoba lub podmiot, które mają w KSeF uprawnienia do dostępu do faktur w danym kontekście (np. nabywca lub jego pracownik). Z takiej funkcji nie może natomiast skorzystać sprzedawca ani też uprawnione przez niego osoby lub podmioty.

Co powinno zaniepokoić nabywcę

Decydując się na zgłoszenie nadużycia do administracji skarbowej, należy wziąć pod uwagę kilka przykładowych, obiektywnych przesłanek, których spełnienie może prowadzić do podejrzenia oszustwa.

Na pewno nie należy zgłaszać faktur, które potwierdzają rzeczywisty przebieg transakcji, lecz są przedmiotem sporu między stronami, gdyż te nie mogą się porozumieć w sprawie ostatecznej kwoty do zapłaty (np. w związku z reklamacją lub nienależytym wykonaniem usługi). Funkcja zgłaszania nadużyć nie służy bowiem do rozwiązywania konfliktów między stronami transakcji. Tego typu sprawy – w razie niezałatwienia ich na drodze polubownej – powinny być rozstrzygane w ramach postępowania sądowego.

Zgłaszanie faktur nie powinno być też wykorzystywane w przypadku niezadowolenia z ogólnego poziomu współpracy z danym kontrahentem (z jakości obsługi czy negatywnie rozpatrzonej reklamacji). Nie można także stosować tej opcji, aby zakłócić pracę konkurencji.

Omawiana funkcja została wprowadzona w KSeF po to, by przeciwdziałać wystawianiu pustych faktur, transakcjom karuzelowym i wyłudzeniom oraz chronić uczciwych podatników, którzy otrzymają takie nierzetelne faktury.

Jak zgłosić fakturę

Każde zgłoszenie podejrzanej faktury ma charakter indywidualny – jedno zgłoszenie dotyczy jednej faktury. Nie można wysłać zbiorczego zgłoszenia obejmującego wiele faktur. Zgłoszenie przesyłane do organu musi zawsze zawierać uzasadnienie.

Jedna faktura może zostać zgłoszona jako nadużycie w różnych kontekstach (np. w kontekście nabywcy i podmiotu trzeciego). Zgłoszenie podejrzanej faktury w danym kontekście (np. u nabywcy) nie powoduje, że jest ona automatycznie oznaczona jako zgłoszona w innych kontekstach (np. u podmiotu trzeciego).

Jakie kroki podejmą służby skarbowe

Administracja skarbowa będzie analizować otrzymane zgłoszenia. Nie będzie jednak informować podatnika, który to zgłoszenie przesłał, o przebiegu procesu weryfikacji ani o jej skutku (ocenie zasadności zgłoszenia).

Jak wycofać zgłoszenie

Jeśli podatnik zgłosi nadużycie np. w wyniku błędu, może je wycofać. Każde wycofanie zgłoszenia odbywa się pojedynczo, a nie zbiorczo (dotyczy zawsze jednej konkretnej faktury). Również w tym przypadku konieczne jest uzasadnienie takiego działania przez podatnika.

Kompetencje do wycofania zgłoszenia o nadużyciu dotyczącym faktury przysługują osobie lub podmiotowi, które mają w KSeF uprawnienia do dostępu do faktur w danym kontekście (np. nabywcy lub jego pracownikowi). Takich kompetencji nie ma natomiast sprzedawca ani żadne uprawnione przez niego osoby czy podmioty.

Jak podatnik może sprawdzać status faktury

Podatnik może sprawdzić w KSeF informacje dotyczące swojego zgłoszenia lub operacji jego wycofania. Informacje te obejmują:

• aktualny status faktury (czy kiedykolwiek była zgłoszona, a jeśli tak, to czy zgłoszenie zostało wycofane);
• kiedy nastąpiła ostatnia zmiana zgłoszenia (zgłoszenie lub wycofanie) lub
• jakie było uzasadnienie ostatniej zmiany (zgłoszenia lub wycofania).

Możliwość ukrycia faktury zakupowej

Niestety twórcy KSeF nie przewidzieli opcji wykreślenia, anulowania czy usunięcia faktury. Wprowadzili jednak bardzo ważny mechanizm, który pozwala ukryć konkretne faktury w wynikach wyszukiwania. Usługa ta – podobnie jak funkcja zgłaszania faktur „scamowych” – została udostępniona w produkcyjnej wersji systemu.

Kto może ukryć fakturę

Fakturę może ukryć w KSeF osoba lub podmiot, które mają w tym systemie uprawnienia do dostępu do faktur w danym kontekście (np. nabywca lub jego pracownik). Z opcji tej nie może natomiast korzystać sprzedawca (występujący na fakturze jako Podmiot1) ani też uprawnione przez niego osoby czy podmioty.

Jak ukryć fakturę

Każdą fakturę należy ukryć odrębnie (nie można tego zrobić zbiorczo w odniesieniu do kilku dokumentów). W każdym przypadku trzeba też wpisać w odpowiednim polu uzasadnienie.

Jedna faktura może być ukryta w różnych kontekstach (np. w kontekście nabywcy i podmiotu trzeciego). Ukrycie faktury w danym kontekście (np. u nabywcy) nie wpływa na oznaczenie jej jako ukrytej w innych kontekstach (np. u podmiotu trzeciego).

Fakt ukrycia faktury w KSeF przez nabywcę nie jest w żaden sposób komunikowany sprzedawcy. Ukrycie faktur nie oznacza ich usunięcia z systemu.

Jak przywrócić widoczność faktury

Proces ukrycia faktury jest odwracalny. Dyspozycja przywrócenia widoczności może dotyczyć tylko jednej faktury, a nie grupy dokumentów. W tym przypadku również trzeba tę dyspozycję uzasadnić.

Przywrócenie widoczności faktury należy do kompetencji osoby lub podmiotu, które mają w KSeF uprawnienia do przeglądania faktur w danym kontekście (np. do kompetencji nabywcy lub jego pracownika).

Jak sprawdzić status faktury

Nabywca lub jego pracownik mogą sprawdzać w KSeF informacje dotyczące ukrycia faktury i przywrócenia jej widoczności. Dzięki temu widzą:

• czy faktura jest w danym momencie ukryta, czy widoczna;
• kiedy nastąpiła ostatnia ewentualna zmiana widoczności faktury w danym kontekście (jej ukrycie lub przywrócenie);
• w jaki sposób została uzasadniona ostatnia operacja ukrycia lub przywrócenia faktury [1].

 

Przypisy:

1. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w podręcznikach KSeF opublikowanych przez Ministerstwo Finansów: tinyurl.com/mf-podreczniki [dostęp: 8.02.2026].

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU z 2025 r., poz. 775 ze zm.)

 

Artykuł nie jest opinią prawną. Możliwość zastosowania przedstawionych wyjaśnień w praktyce zależy od sytuacji konkretnej jednostki.

---

Autor