Obsługa faktur w KSeF w JSFP – efektywne zarządzanie obiegiem faktur w modelu zdematerializowanym i mieszanym, aspekty organizacyjne, księgowe i regulacyjne

1. Założenia KSeF:
a. nowy typ dokumentu – faktura ustrukturyzowana;
b. przechowywanie faktur KSeF i poza KSeF;
c. odbieranie faktury ustrukturyzowanych i ich wizualizacja.

2. Scenariusze wystawiania faktur w KSeF:
a. moment wystawienia faktury KSeF;
b. dokumenty niewystawiane w KSeF (załączniki, specyfikacje);
c. otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF.
d. Moment otrzymania faktury w systemie KSeF.

3. Moment wystawienia i otrzymania faktury:
a. moment naliczania odsetek w transakcjach handlowych;
b. moment naliczania odsetek wynikających z KC;
c. otrzymanie faktury w formie PDF, Linku i KSeF;
d. znaczenie materialnoprawne przydzielenia numeru KSeF fakturze.

4. Nowe rodzaje dokumentów w jednostce.

5. Grupa 1: System KSeF (standard docelowy):
a. faktura ustrukturyzowana (XML);
b. wizualizacja faktury ustrukturyzowanej (PDF/Papier).

6. Grupa 2: awarie i tryby offline (sytuacje kryzysowe):
a. faktura wystawiona w trybie awarii (offline);
b. faktura wystawiona w trybie niedostępności;
c. wizualizacja faktury z trybu awaryjnego.

7. Grupa 3. wyłączenia z KSeF (faktury „po staremu” lub specyficzne):
a. faktura konsumencka (B2C);
b. faktura od podatnika zagranicznego;
c. faktura w procedurze OSS/IOSS – specyficzne rozliczenia wewnątrzunijne;
d. faktura VAT RR.

8. Grupa 4: bilety i opłaty (dokumenty uznawane za faktury):
a. bilet jednorazowy na odległość nie mniejszą niż 50 km (kolej, autobus) – traktowany jak faktura, jeśli zawiera NIP;
b. bilet lotniczy – specyficzne regulacje międzynarodowe;
c. dowód zapłaty za przejazd autostradą płatną – paragon/kwit z bramki autostradowej.

9. Grupa 5: okresy przejściowe i inne formy:
a. faktura papierowa (tradycyjna);
b. faktura elektroniczna „zwykła” (PDF);
c. faktura uproszczona (Paragon z NIP);
d. nota korygująca;
e. duplikat faktury;
f. faktura pro-forma.

10. Aktualizacja Instrukcji Obiegu Dokumentów:
a. zapisy dla ścieżki dla faktury cyfrowej;
b. zapisy dla ścieżki dla faktury papierowej;
c. model hybrydowy obiegu faktur.

11. Przechowywanie faktur KSeF a regulacje wewnętrzne.

12. Organizacja pracy bez papieru (lub z mniejszą jego ilością):
a. jak zastąpić tradycyjną teczkę;
b. akceptacja wstępna – sprawdzenie zgodności operacji z planem finansowym;
c. dekretacja dokumentu zdematerializowanego;
d. stwierdzenie prawidłowości i kompletności dokumentu zdematerializowanego;
e. umowy z kontrahentami w zakresie obrotu fakturami zdematerializowanymi;
f. kontrola formalno-rachunkowa;
g. odmowa podpisania dokumentu.

13. Aktualizacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości:
a. obowiązek przechowywania dokumentów księgowych;
b. przechowywanie dokumentów w formie zdematerializowanej;
c. zmiana polityki rachunkowości w zakresie systemu KSeF.

14. Podstawy prawne zdematerializowanego obiegu dokumentów w dziale księgowym.

15. Rozpoczęcie i zakończenie obiegu dokumentów księgowych w formie elektronicznej.

16. Opis merytoryczny dokumentu:
a. osoby odpowiedzialne za opisanie dokumentów księgowych;
b. odpowiedzialność za merytoryczny opis dokumentu;
c. odmowa podpisania dokumentu pod względem merytorycznym.

17. Zasady sporządzania, sprawdzania i akceptowania do realizacji dowodów księgowych w formie zdematerializowanej.

18. Etap klasyfikacji budżetowej wydatku:
a. znaczenie umowy, faktury i zamówienia w klasyfikacji budżetowej;
b. osoby odpowiedzialne za dobór klasyfikacji budżetowej;
c. rola pracowników merytorycznych w zaklasyfikowaniu wydatku w zakresie klasyfikacji budżetowej.

19. Windykacja należności cywilnoprawnych a KSeF:
a. podmiot upoważniony strukturze schemy FA (3);
b. termin powstawania należności przy fakturze ustrukturyzowanej;
c. regulacje wewnętrzne w zakresie płatności w różnych scenariuszach wystawienia faktur ustrukturyzowanych.

20. Regulamin rejestracji i obiegu dokumentów księgowych zdematerializowanych:
a. wewnętrzny obieg dokumentów księgowych;
b. obieg dokumentów między komórkami;
c. pisma o charakterze informacyjnym mające wpływ na przebieg spraw;
d. pisma wewnętrzne robocze.

21. Aktualizacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości:
a. obowiązek przechowywania dokumentów księgowych;
b. przechowywanie dokumentów w formie zdematerializowanej;
c. zmiana polityki rachunkowości w perspektywie systemu KSeF.

22. Katalog dokumentów stanowiących wyjątki od konieczności dematerializacji:
a. finansowanie inwestycji;
b. egzekucja należności;
c. dowody księgowe;
d. uzgodnienia sald;
e. rozliczanie dochodów wydatków i subwencji.

23. Inwentaryzacja w obiegu zdematerializowanym dokumentów:
a. inwentaryzacja drogą weryfikacji;
b. potwierdzenie salda w formie elektronicznej;
c. problem faktur dokumentujących wartość początkową środka trwałego.

24. Najważniejsze propozycje zmian dotyczące e-dokumentów i digitalizacji w kontekście ustawy o rachunkowości.

25. Zagadnienia problemowe:
a. umowa papierowa, faktura ustrukturyzowana – przechowywanie;
b. ten sam dokument np. umowa dwa miejsca przechowywania;
c. archiwizacja tego samego dokumentu w różnej formie;
d. dokumenty księgowe masowe i ich archiwizacja w formie zdematerializowanej.

26. Odpowiedzi na pytania uczestników szkolenia.