Komisja inwentaryzacyjna odpowiada za prawidłowy przebieg inwentaryzacji na wszystkich jej etapach – od przygotowania tego procesu po analizę wyników i sporządzenie dokumentacji końcowej. Skład komisji musi więc być dobrany w taki sposób, aby zapewniał rzetelność i bezstronność wykonywanych zadań.
Inwentaryzacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych w jednostkach budżetowych jest nie tylko obowiązkiem wynikającym z ustawy o rachunkowości (dalej: uor), ale także kluczowym elementem rzetelnej informacji o majątku. Proces ten odgrywa istotną rolę w zapewnianiu przejrzystego działania administracji publicznej oraz racjonalnego zarządzania zasobami Skarbu Państwa i jednostek samorządu terytorialnego.
Inwentaryzacja – przeprowadzana corocznie lub częściej – pozwala nie tylko porównać stan rzeczywisty z ewidencją księgową, ale także ujawnić ewentualne nieprawidłowości, błędy w księgach rachunkowych, nieaktualne dane o stanie technicznym składników majątku oraz potencjalne przypadki niegospodarności.
W jednostkach budżetowych procedura ta jest ściśle uregulowana przepisami prawa powszechnie obowiązującego oraz regulacjami wewnętrznymi. Kluczowym organem odpowiedzialnym za jej prawidłowy przebieg jest komisja inwentaryzacyjna. Jej rola jest wielowymiarowa i rozciąga się na wszystkie etapy tego procesu: przygotowanie, nadzór nad spisem z natury, analizę wyników oraz sporządzenie dokumentacji końcowej.
Skład komisji inwentaryzacyjnej
Komisję inwentaryzacyjną powołuje kierownik jednostki budżetowej w drodze zarządzenia lub innego aktu wewnętrznego. Skład komisji powinien być dobrany w taki sposób, aby zapewniał rzetelność i bezstronność realizowanych zadań. Członkami komisji mogą być przedstawiciele różnych komórek organizacyjnych, w tym działu administracyjnego, technicznego, logistyki lub obsługi majątku.
W komisji nie powinny się znajdować osoby bezpośrednio odpowiedzialne za prowadzenie ksiąg rachunkowych lub nadzór nad środkami trwałymi, które podlegają inwentaryzacji. Przestrzeganie tej zasady ma wyeliminować potencjalne konflikty interesów i zapewnić obiektywizm przy ocenie stanu majątku.
W tym kontekście należy przywołać wyjaśnienia zawarte w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości z 2016 r. w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. W świetle tych wytycznych komisja powinna działać niezależnie od osób odpowiedzialnych materialnie za składniki majątku i od działu księgowości. W przypadku środków trwałych mamy do czynienia raczej z osobami odpowiedzialnymi za bieżący nadzór nad majątkiem niż z odpowiedzialnością materialną, jak ma to miejsce w przypadku zapasów magazynowych. Obecność tych osób podczas spisu może być pomocna, jednak nie powinny one wchodzić w skład zespołów spisowych.
Relacje komisji z zespołami spisowymi
Zespoły spisowe, działające na podstawie upoważnienia komisji, wykonują fizycznie czynności spisowe zgodnie z obowiązującą instrukcją inwentaryzacyjną. Komisja inwentaryzacyjna nie wykonuje tych czynności samodzielnie, lecz pełni funkcję nadzorczą i koordynacyjną. Odpowiada za:
- przeszkolenie członków zespołów spisowych z procedur i narzędzi stosowanych podczas spisu;
- wyposażenie tych osób w niezbędne materiały (arkusze spisowe, skanery, listy kontrolne);
- bieżące wsparcie merytoryczne i organizacyjne;
- kontrolę jakości i kompletności danych zgromadzonych przez zespoły;
- rozstrzyganie wątpliwości i sytuacji spornych.
Efektywność współpracy między komisją a zespołami spisowymi zależy w dużej mierze od dobrej komunikacji, jasnego podziału ról oraz systematycznego dokumentowania przebiegu prac.
Etap I – przygotowanie inwentaryzacji
Etap przygotowawczy jest kluczowy dla powodzenia całego przedsięwzięcia. Komisja inwentaryzacyjna wykonuje na tym etapie wiele działań planistyczno- organizacyjnych, w tym:
- opracowuje lub aktualizuje instrukcję inwentaryzacyjną zgodnie z obowiązującymi przepisami i specyfiką jednostki;
- określa harmonogram działań inwentaryzacyjnych z podziałem na poszczególne grupy składników majątku i lokalizacje;
- przygotowuje wykaz osób odpowiedzialnych za nadzór nad środkami trwałymi;
- typuje członków zespołów spisowych i przedstawia propozycję ich składu kierownikowi jednostki;
- koordynuje przygotowanie obiektów inwentaryzacyjnych, m.in. ich oznakowanie, aktualizację dokumentacji technicznej i weryfikację dostępności.
Wszystkie te działania muszą być udokumentowane i zgodne z przyjętą przez jednostkę polityką rachunkowości (co wynika z art. 10 ust. 1 pkt 3 uor). Zaniedbania w tym zakresie mogą skutkować naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.
Etap II – przeprowadzenie inwentaryzacji
W trakcie przeprowadzania spisu z natury komisja inwentaryzacyjna monitoruje poprawność i kompletność prac, które są wykonywane przez zespoły spisowe. W ramach tych działań komisja m.in.:
- zapewnia zgodność spisu z procedurami opisanymi w instrukcji inwentaryzacyjnej;
- identyfikuje ewentualne nieprawidłowości lub rozbieżności między stanem faktycznym a ewidencją;
- rozwiązuje problemy pojawiające się w toku spisu, np. brak oznaczenia środka trwałego, różnice w lokalizacji lub wątpliwości dotyczące stanu technicznego;
- dokumentuje przebieg czynności kontrolnych i zgłasza nieprawidłowości kierownikowi jednostki.
Zgodnie z art. 27 uor wszelkie różnice inwentaryzacyjne muszą być odpowiednio udokumentowane i ujęte w księgach rachunkowych w roku obrotowym, za który przeprowadzono inwentaryzację.
Etap III – rozliczenie inwentaryzacji
Po zakończeniu czynności spisowych komisja przystępuje do analizy danych zgromadzonych podczas inwentaryzacji i sporządza niezbędne dokumenty. Na tym etapie:
- sporządza zestawienia różnic inwentaryzacyjnych z uwzględnieniem nadwyżek i niedoborów;
- opracowuje protokół przebiegu inwentaryzacji oraz opisuje w nim zastosowane metody i napotkane trudności;
- przygotowuje wnioski dotyczące ujęcia lub wyksięgowania środków trwałych;
- formułuje rekomendacje, które mają na celu poprawę zarządzania majątkiem i zwiększenie efektywności przyszłych inwentaryzacji;
- przekazuje pełną dokumentację do działu księgowości i kierownika jednostki.
Zakończenie procesu należy formalnie udokumentować, a wyniki spisu – odzwierciedlić w sprawozdaniach jednostki.
Wykorzystanie kolektorów danych
Wraz z postępem technologicznym coraz więcej jednostek budżetowych sięga po nowoczesne narzędzia wspierające proces inwentaryzacji. Kolektory danych – mobilne urządzenia służące do odczytu kodów kreskowych lub QR – stają się standardem w dużych i średnich instytucjach. Zastosowanie tych rozwiązań pozwala:
- znacznie skrócić czas trwania inwentaryzacji;
- wyeliminować błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych;
- automatycznie uzgadniać wyniki spisu z systemami finansowo-księgowymi;
- na bieżąco analizować spis dzięki integracji z oprogramowaniem klasy ERP.
Warunkiem skutecznego wykorzystania kolektorów danych jest wcześniejsze oznakowanie majątku (np. trwałymi etykietami z kodem kreskowym) oraz przeszkolenie pracowników z obsługi urządzeń i aplikacji.
Organizacyjny trzon zespołu
Proces inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w jednostkach budżetowych to wieloetapowe przedsięwzięcie, które wymaga staranności, dobrej koordynacji działań i przestrzegania przepisów prawa. Komisja inwentaryzacyjna stanowi trzon organizacyjny całego procesu – od przygotowania dokumentacji, przez nadzór nad spisem, aż po analizę i rozliczenie wyników.
Właściwie przeprowadzona inwentaryzacja jest nie tylko narzędziem kontroli wewnętrznej, ale także istotnym elementem odpowiedzialnego zarządzania majątkiem publicznym.
Autorki
Piotr Rybicki
Autor jest biegłym rewidentem, ekspertem z zakresu inwentaryzacji oraz środków trwałych.
